Avant d’aborder la question de la numérisation et de l’automatisation de la gestion des PEC, il est nécessaire de comprendre l’importance du courrier électronique certifié. Selon l’AGID – Agenzia per l’Italia Digitale – « le PEC a la même valeur juridique qu’une lettre recommandée traditionnelle avec accusé de réception ». Le PEC permet donc de gérer des communications ayant une valeur juridique (envoi de documents à des organismes, appels d’offres, fiches de paie, convocation de conseils, d’assemblées).
Ils servent à transporter les informations et les documents qui constituent le patrimoine informationnel de l’entreprise. S’ils ne sont pas traités correctement, ils peuvent entraîner des pertes d’informations, des inefficacités et des retards qui affectent les activités de l’entreprise. Les entreprises consacrent beaucoup de temps, sans grande valeur, à trier correctement les informations contenues dans une communication PEC et, dans la plupart des cas, en perdent la trace. En général, le PEC nécessite un processus d’approbation qui se fait par échange de courriels, ce qui rend difficile la traçabilité de ce qui s’est passé. Lors de l’envoi, il est essentiel de savoir si le message a été envoyé ou reçu par tous les destinataires et de prendre des mesures correctives si nécessaire.
Pertes d’informations, inefficacité, retards, qui affectent l’activité de l’entreprise, entraînant des charges financières, des dommages juridiques et des atteintes à l’image d’une organisation. Ce sont là quelques-uns des effets qui peuvent se produire dans une organisation qui n’a pas mis en place des processus numériques, ou du moins des parties de ces processus. S’équiper en interne d’une plateforme logicielle pour la gestion du Courrier Electronique Certifié signifie pouvoir centraliser toutes les communications de l’entreprise dans un environnement unique, quel que soit le responsable auquel elles appartiennent, en contrôlant leur envoi, leur réception et leur tri, dans un souci de conservation numérique conformément à la réglementation. Grâce à un tableau de bord dédié, il est possible d’avoir une vue d’ensemble du tri de toutes les communications et de leur statut de traitement, ainsi que de consulter l’historique du traitement. Le traitement d’un CEM peut être attribué à une personne, un bureau ou un rôle.
Quels sont les avantages de l’utilisation d’une plateforme logicielle pour la gestion des PEC ?
Découvrons-les ensemble
- Réduction des erreurs humaines ;
- Automatisation des tâches répétitives de faible valeur ;
- Éviter la perte de PEC importants ;
- Sécurité des données et de l’information ;
- Suivi du travail ;
- Suivi des activités et établissement de rapports ;
- Notifications et alertes automatiques.
Chez Lizard, nous avons mis en place Maily PEC, une plateforme tout-en-un qui permet à votre organisation de mieux gérer le PEC afin d’améliorer le temps et la productivité!
